Privacyverklaring MediationBuro Limburg Janneke Lenssen

 

Dit is de privacyverklaring van MediationBuro Limburg Janneke Lenssen, gevestigd aan Stationsstraat 12, 6181 AJ te
Elsloo en de bij de mediation betrokken co-mediator, René Gerritsen (hierna: de “mediator” of “wij”). Deze
privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en
andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van
deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken
van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
(“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw
persoonsgegevens neem dan in ieder geval contact met ons op via telefoon: 06-15061267 of
e-mail: janneke@mediationburolimburg.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht
liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website
autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De mediator is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke
zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

 

Mediationdossier

Indien u een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in
uw zaak aan de mediator verstrekken. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om
gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Wij verwerken (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u die relevant zijn voor het dossier:
– contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;
– geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, burgerlijke staat;
– gegevens met betrekking tot legitimatiebewijs, soms vragen we een kopie van het legitimatiebewijs;
– huwelijksdatum, huwelijksplaats;
– naam, geboortedatum, geboorteplaats van minderjarige en (jong-)meerderjarige kinderen;
– gegevens over dienstverband, inkomsten, beroep en werkgever;
– jaarcijfers, jaarrekeningen, belastingaangiftes;
– gegevens over financiële situatie, vermogen en eventuele schulden;
– gegevens over huidige financiële producten, zoals bankrekeningen of verzekeringen;
– bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN-nummer;
– IP-adres;
– overige gegevens.

Facturering
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en
verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht.

Contact
Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de
gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, woonplaats, e-mailadres,
telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

Analyse Websitebezoekers
Ten slotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden
geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Mediationdossier
De mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het
mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden
tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw
persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst en het
toestemmingsformulier/overeenkomst gegevensverwerking conform art. 6 AVG te tekenen. Als u deze toestemming niet
geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan
uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De
mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het
mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.

Facturering
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is
noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.

Contact
De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een
vraag te beantwoorden. Het verwerken van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons
gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van
nieuwe opdrachten.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Mediationdossier
Wij bewaren het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, alleen zolang en voor zover we
deze nodig hebben. Gegevens die we noodzakelijkerwijs nodig hebben bewaren we in ieder geval gedurende de looptijd van
onze relatie of overeenkomst. Als onze relatie of overeenkomst eindigt dan bewaren we de gegevens gedurende de
wettelijke bewaartermijnen die voor ons gelden. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier, bijvoorbeeld indien de
verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het
dossier langer te bewaren.

Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen
vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient
om deze te verwijderen.

Met wie delen wij uw gegevens?

De gegevens die we van u ontvangen worden alleen verstrekt aan anderen binnen het kader van ons werk, dus aan de
Raad voor Rechtsbijstand, de Rechtbank, onze advocaat die een verzoek indient bij de Rechtbank, de gemeente of aan de
wederpartij in een vaststellingsovereenkomst.

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of
ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT-provider. Verder worden de betalingsgegevens
die u ten behoeve van de facturering aan de mediator heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de
mediator de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de mediator een verwerkersovereenkomst gesloten
waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking
heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw
persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak
Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Uw gegevens zijn veilig bij ons. Wij verstrekken uw gegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen we wel doen als u ons
daarvoor toestemming heeft gegeven, als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als
de verstrekking ten dienste staat van onze doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens. Uw gegevens worden
door ons niet gecombineerd voor profilering of automatische besluitvorming en worden ook niet gekoppeld aan andere
databases.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische
veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde
toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT-provider eveneens dergelijke passende technische en
organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen. De website van MediationBuro Limburg maakt gebruik van een
betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:
a. het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan;
b. het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn;
c. het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de
verwerking van uw persoonsgegevens;
d. in bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’). Verwijdering zal
niet plaatsvinden binnen 18 maanden na beëindiging van de mediation met het oog op artikel 12 van het MfNMediationoreglement;
e. het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en
die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene
Verordening Gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde
e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval
kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en
u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Versie mei 2018